תמלול הקלטות ישיבות דירקטוריון

השימוש בתמלולים נהפך לאחרונה לנפוץ במיוחד ולכזה אשר עובר מקיר לקיר, כאשר ניתן למצוא לו שימושים באקדמיה, בערכאות המשפטיות השונות, כמו גם בחייהם הפרטיים של אנשים רבים אשר מבקשים להעלות על הכתב שיחה בעלת ערך שהיו חברים בה.

עם זאת, פחות ידוע לכלל הוא תמלול אשר נעשה במסגרת התקשרויות עסקיות בין גופים כמו גם בתוך גופים, כאשר לאור החשיבות הרבה של הנאמר ואשר סוכם, חשיבות אשר לעתים עלולה להיבחן בבית המשפט בעת הצורך, דירקטוריונים רבים החלו לבצע הקלטות יזומות כמו גם תמלולים בעקבותיהן, בכדי להעלות על הכתב את אשר סוכם ו/או נאמר, מתוך מחשבה על שעלול להתרחש בעתיד.

מדוע לתמלל?

מלאכת התמלול היא פרי טכנולוגי חדש יחסית אשר במסגרתו מתאפשר להוכיח בעת הצורך אודות כוונותיו או רצונותיו של אדם, אשר בשלב אוחר יותר מתכחש להן ו/או אינו מודע להן. רוצה לומר, באמצעות תמלולים מתאפשר להמציא ולהעמיד מסמך אובייקטיבי אשר מכיל בתוכו עובדות וככזה אינו יכול להיחשב כמוטה, אשר באמצעותו ניתן להעמיד אדם על דיוקו או על טעותו.

פוטנציאל אסטרטגי לשימוש בתמלול הקלטות דירקטוריון

החשיבות של כך רבה בעיקר באירועים בהם התמלול נעשה בסתר (אך בהתאם לחוק הקלטות הסתר בכדי שייחשב קביל), כאשר הדוברים בשיחה מדברים בצורה חופשית ופתוחה אודות רחשי ליבם האמיתיים, אשר לעתים אינם מוצגים כהלכה בעת היווצרותה של מחלוקת עסקית או משפטית כאחד.

תמלול הקלטות דירקטוריון כאמצעי למידה

כך למעשה מתאפשר לחבר הדירקטוריון להתחקות אחר החלטות עבר או דיונים אשר נעשו עם מי מבין הגופים איתם הם נפגשים, בעודם מגיעים לעובי הקורה, כמו גם נעזרים במסמך אשר מאפשר להם לבצע לאחר מכן תחקור מורכב ויסודי יותר של אשר התרחש, זאת בנוסף כמובן ליכולת לחבר את אלו שלא נכחו בשיחה לאשר התקיים בה.

תמלולי ישיבות דירקטוריון לאור הנחיית הרגולטור

חשיבותם הרבה של תמלולים בהקשר לישיבות דירקטוריון לא חמקה מעיניו של המחוקק, כאשר לאור סעיף 108 של חוק החברות התשנ''ט-1999, נקבע כי קיימת חובה על כל דירקטוריון להחזיק בפרוטוקול של כל ישיבות הדירקטוריון.

זאת כאשר הפרוטוקול מחויב להוות מסמך מהימן ומייצג אודות רוח הדברים אשר נאמרה על ידי חברי הדירקטוריון כמו גם משתתפים אשר הגיעו אליו למתן דין וחשבון. כלומר, כיום מוכרח דירקטוריון לקיים רישום פרוטוקול שקוף ושאינו ערוך, כאשר בפרוטוקול מופיעה חובת הציון אודות פרטים מהותיים בישיבה עצמה.

פרטים אשר פרוטוקול הדירקטוריון מחויב להכיל

בהמשך לזאת, על הפרוטוקול להכיל את עת הישיבה ומקום כינוסה, זאת בנוסף לציון שמות וזהות הנוכחים, בין אם הינם קבועים או שמא הם אורחים, כמו גם אודות אישי מפתח אשר חוסר נוכחותם חריגה, זאת כמובן בנוסף לכלל המסקנות והנגזרות אשר אותה ישיבה הביאה, בכדי שבעת הצורך – הן העסקי או הן חלילה הפלילי, יוכלו הגופים הרלוונטיים להתחקות אודות החלטות הדירקטוריון אחורה בכדי לאפיין את הגורמים להן.

היעזרות בשירותי תמלול הקלטות דירקטוריון לאור הצורך אשר קיים

לאור הצורך הקרדינלי אשר קיים בחוק להחזקת פרוטוקול שכזה, שימוש בשירותי תמלול הוא מתבקש ונוח במידה רבה מאשר האלטרנטיבה החובבנית אשר לעתים קיימת בעוד מי מבין חברי הישיבה נאלץ לקיים פרוטוקול ידני ו/או עצמאי אשר אינו מדויק כמו גם אינו נעשה על ידי יד מקצועית.

לפיכך, היעזרות בשירותי תמלול היא מנת חלקם של גופים מקצועיים אשר מבינים את חשיבותו של פרוטוקול דירקטוריון, כמו גם אשר רוצים לקיימו כהלכה.

מדוע להיעזר בשירותי תמלול בכדי לבצע תמלול הקלטות דירקטוריון

בהקשר אחר, בכדי להדגיש את הצורך שקיים בהיעזרות בשירות חיצוני, יש לבאר ולפזר את עננת הערפל סביב מלאכת התמלול, עקב היותה מלאכה מורכבת אשר מצריכה יד מקצועית, כמו גם בכדי להעניק לה תוקף וקבילות משפטית בעת הצורך.

זאת כאשר הקושי שקיים בתמלולי הקלטות דירקטוריון מתחלק ל- 3 היבטים שונים, אשר הינם חלל הישיבה, ריבוי המשתתפים בישיבה והציוד אשר נעשה בו שימוש כאשר התיעוד מתבצע עצמאית.

קושי טכני בתמלול הקלטות ישיבות דירקטוריון

הגורם לקושי זה, הוא שמתוקף היותם של ישיבות דירקטוריון ישיבות מרובות משתתפים, אשר לעתים רבות נעשות בחללים סגורים אשר האקוסטיקה בהן אינה אופטימלית, כמו גם בחלל גדול יחסית, קיים קושי טכני בלתי מבוטל אשר נלווה לביצוע תמלול הקלטות שכאלו.

קושי זה מתגלם באופן מובהק באיכותה הירודה של הקלטה, כמו גם היעדר היכולת לקלוט את כלל הדוברים בעת ובעונה אחת מבלי לשנע את מכשיר ההקלטה עצמו.

קושי בדמות ריבוי משתתפים

בנוסף לכך, בכדי לבצע תמלול אוחר של ההקלטה אשר בוצעה בעת הישיבה, מוכרח המאזין להצליח להבחין בין זהות הדוברים השונים, כמו גם לדייק בכל מילה ומילה אשר נאמרה במהלך ההקלטה, כאשר חוסר מילוי הוראות אלו יהווה למעשה פסילה בעת הצורך של ההקלטה, אשר תאבד מערכה המשפטי ומקבילותה.

קושי בדמות ציוד לקוי

זאת ועוד, כי לזהות הציוד יש משקל רב בצליחת ההליך, לאור העובדה כי מרבית האוכלוסייה לא מחזיקה בידה באמצעי תמלול טובים כדוגמת מסנני רעש או רשמקולים באיכות גבוהה.

לכן, סביר להניח כי בעת ניסיון התמלול העצמאי, אותו אדם ינסה להיעזר באמצעים נפוצים כדוגמת טלפונים ניידים, אשר יכולתם לקלוט את כל אשר נאמר בכלל החלל לוקה בחסר, וכפועל יוצא מכך עלולה לפגוע עד כדי לפסול את היכולת להשתמש בהקלטה כולה.

קושי בדמות פענוח הנאמר

זאת ועוד, כי לאור ניסיונו הרב של המתמלל אשר נפגש עם הקלטות שכאלו חדשות לבקרים, הוא יודע להבחין ולהבדיל בין מילים אשר הגייתן נעשית לעתים תכופות בהטיות מסוימות אשר חומקת מאוזנן של גורמים לא מקצועיים. קושי זה מקבל נופך מורחב לאור היותם של חדרי הקלטות חללים אשר אינם אופטימליים לביצועו של תמלול, כלומר כאלו אשר הסבירות להתקלות במלל לא ברור גבוהה יותר בהן.

לבסוף, שימוש בשירותיו של מתמלל מקצועי גורם לכך כי הסיכוי שהקלטה תתומלל כהלכה, כמו גם שתוכל לעמוד בעת הצורך במבחן המשפטי אשר נלווה לה, כמו גם למלא את כלל המטרות שלשמן מתבצע תמלול – עולה פלאים.

מה נלווה להיעזרות בשירותי תמלול הקלטות ישיבת דירקטוריון?

בהמשך לכך, כאשר נעשה שימוש בשירותיה של חברה מקצועית למען קיום הקלטה אשר לימים תהפוך למתומללת, יכול הדירקטוריון או החברה מטעמו להשכיר את הציוד הרלוונטי לצורך קיומה של ההקלטה, אשר הינו מותאם באופן ספציפי לאתגרים אשר קיימים באותו חלל.

זאת ועוד כי לאור תפקידם של הדוברים בדירקטוריון, החברה יכולה לייעץ ולהכתיב לדירקטוריון כיצד למקם את הנפשות הפועלות לאור תפקידן, בכדי להבטיח כי התמלול והתוצר הנלווה לו יצאו בצורה הפשוטה והברורה ביותר, בכדי שאותו פרוטוקול יונגש בהתאם לצורך אשר נלווה לו.

לסיכום – תמלול הקלטות דירקטוריון כצעד מתבקש

לבסוף, לאור החובה אשר הומצאה מטעם גופים רגולטוריים אשר מבקשים לקבל תמונת מצב אודות שנעשה בחדרי חדרים כצעד שמטרתו להגביר את השקיפות, בנוסף למסקנות הרבות אשר ניתן להפיק מהחזקה במסמך שכזה אשר אוגד בתוכו את כלל צבר הדעות והתחושות של הגורם המרכזי ביותר בחברה, תמלול הקלטות דירקטוריון הוא צעד בלתי נפרד מהתנהלות תקנית של דירקטוריון, הן חוקית והן עסקית.

יתרה מכך, לאור התפתחויות ותמורות רבות אשר חלות בעולם הטכנולוגי בהקשר התמלול, מתאפשר כיום לבצע תמלולים גם בפלטפורמות נוחות ויעילות בהרבה, כאשר כיום מתבצעים גם תמלולי הקלטות באמצעות זום וסקייפ.

לפיכך, אילו הנכם מקיימים ישיבות דירקטוריון אשר אינן מתומללות או שמתומללות באופן אשר לוקה בחסר, מומלץ במידה רבה לפנות בהקדם לקבלת סיוע מקצועי בהיבט התמלולי, בכדי להעמיק את רובד הבחינה של ישיבות הדירקטוריון, כמו גם להיערך לעת הצורך למתן דין וחשבון בנוגע להחלטותיו.