מאת : דרור ניר קסטל
גם בעידן האימיילים אנחנו נאלצים לא פעם לכתוב מכתב רשמי. מכתבים רשמיים הם מכתבים למוסדות רשמיים, כמו ביטוח לאומי, חברת החשמל, משרד החינוך, אוניברסיטה, עירייה, בתי ספר וכדומה. מכתב רשמי נבדל מהמכתב האישי העוסק ביחסים בין חברים, בני זוג וכדומה. כיום כאשר כלי התקשורת מרובים ויש טלפונים, אימיילים, רשתות חברתיות, הודעות מידיות, הודעות קוליות והודעות וידאו, נשארנו עם המכתב הרשמי. מי שמתקשה בניסוח יכול להיעזר בבעלי המקצוע הבאים: עורך לשוני, עורך תוכן או כותב תוכן.
נושאי המכתב הרשמי
מכתב רשמי הוא כאמור לגוף רשמי או לאישיות בכירה מהשולח. לכן נושאי המכתבים הרשמיים יכולים להיות המלצה, למשל המלצה על עובד; תלונה, למשל תלונה לחברה שהפרה הסכם; מכתב פיטורים; מכתב תודה, למשל מכתב תודה לתורמים למלגה; מכתב אישור, למשל אישור לתלמיד לצאת לטיול; ועוד. הבנתם את הרעיון.
מבנה המכתב הרשמי
איך מנוסח מכתב רשמי? הפתיחה של כל מכתב רשמי כוללת תאריך. לרוב התאריך העברי יהיה כתוב בצד ימין למעלה, והלועזי משמאל, יש גם נוהג שהתאריך יהיה קבוע בצד שמאל, הן העברי והן הלועזי. יש הנוהגים גם להוסיף בפינה זו שם מקום, למשל תל אביב, ירושלים, חיפה וכן הלאה. מצד ימין נהוג לכתוב את שם הנמען ומתחת את כתובתו.
לאחר התאריך תופיע הפנייה. פנייה יכולה להיות לנמען ידוע או לא ידוע. כמו כן פנייה תתחיל בברכה, כמו "לכבוד", "שלום רב" ועוד. פנייה לנמען לא ידוע יכולה להיפתח באג"נ - אדון וגברת נכבדים, לכל מאן דהוא - לכל אחד וכדומה, או לפי התפקיד או הסטטוס - למנהל החטיבה, הורים יקרים, לכל צוות הווי מלון כיף אילת ועוד. כמובן אם הנמען ידוע, יש לפנות אליו בשם המלא.
נושא המכתב, כלומר כותרתו, יהיה מיושר למרכז. אפשר לכתוב לפני הנושא "הנדון", "הנושא" וכדומה ואפשר להדגיש, להוסיף קו תחתון או לכתוב בפונט אחר את נושא הפנייה. גם תוכן המכתב יהיה מיושר למרכז. מקובל לפתוח במשפט פתיחה, ברצוני להביא לידיעתך, אבקשך לטפל וכו'. אז מוצגת הבעיה או נושא המכתב במשפט אחד, ולאחר מכן אם יש צורך בהרחבה בקשות, המלצות, דרישות וכן הלאה. לעיתים הטיפול הוא בכמה נושאים ובנושאים קשורים. במקרה זה מומלץ לחלק את הנושאים לסעיפים או לפסקאות ולהסביר כל נושא. המכתב יסתיים במשפט שבו הדרישה, הבקשה או ההמלצה המרכזית מהנמען.
לאחר שסיימנו עם תוכן המכתב אנחנו מסיימים בברכת סיום, "בכבוד רב", "אודה אם תפעל בעניין", "תודה על הנכונות" ועוד. לאחר הברכה מוסיפים ביישור לשמאל את שם השולח-המוען ואת כתובתו מתחת.
תוכן המכתב הרשמי
תוכן המכתב הרשמי חייב להיות קצר וענייני. אין לצרף דברים שלא מהעניין או להוסיף הקדמות ארוכות. יקל עליכם לחלק את העניין לסעיפים החשובים, וכך לא תסטו מהעיקר לטפל.
לשון המכתב הרשמי
לשון המכתב הרשמי צריכה להיות ניטרלית ומכבדת. המוען כותב בגוף ראשון על עצמו, אני או אנחנו. והנמען מוצג בגוף שני, אתה, את, אתם או אתן.
המשלב הנהוג במכתב רשמי הוא משלב גבוה, כלומר רמת לשון גבוהה. עם זאת, התוכן צריך להיות ברור וענייני. כך למשך המילה "אבקשך", בכינוי החבור, היא לגיטימית, אבל "במתוטא ממך". הארמית מתאימה פחות לפה. מובן שאין להשתמש בסלנג, ו"פליז" לא מתאימה אף היא. חשבו על הזמנה לחתונה, נשמח לראותכם בשמחתנו, ולא נשמח לראות אתכם בשמחה שלנו.
אמצעים חשובים נוספים הם סימני הפיסוק. כך לאחר למשל הפנייה "למר תפוחי" נוסיף פסיק. גם אחרי הברכה נוסיף פסיק, "בכבוד רב, מר דובדבני".
מילים שנהוג להשתמש בהן במכתב רשמי. קיצורים וראשי תיבות
כבר ציינו ביטויים כמו אג"נ, אדון או גברת נכבדים, ולכל מאן דהוא, כפנייה. אך יש ביטויים נוספים שנוהגים לכתוב בקיצורים, למשל מצ"ב, שמשמעותו מצורף בזאת, או רצ"ב, רצוף בזה. בראשי תיבות אלו משתמשים אם יש מסמכים מצורפים, טפסים, תמונות וכדומה, למשל מצ"ב קו"ח, מצורפים קורות חיים. ראשי תיבות נוספים הם נ"ב, שמשמעותם נזכר בסוף. נהוג לכתוב אותם לאחר המכתב, ובו דברים שוליים יותר מעיקרי הדברים, ובדרך כלל בהם מוזכרת בקשה נוספת.
מכתב רשמי עסקי
מכתב רשמי עסקי יכלול בקטגוריית הנמען את שם הנמען, תפקידו בעסק, שם המחלקה ושם החברה. במקרה שהשולח הוא עסק יש גם המעדיפים להוסיף לוגו של החברה וגם השולח יציין את תפקידו בחברה, שם המחלקה או הסניף וכן שם החברה.
דוגמה למכתב רשמי
לכבוד 27.10.2020 מנכ"ל ד"ר לוגי רמת גן
מר ישראל ישראלי
ראשון לציון
הנדון: איך לכתוב מכתב רשמי
למר ישראל ישראלי, נודע לי שחברתכם עוסקת בעזרה לסטודנטים בתחומים שונים. עליי לכתוב מכתב רשמי לאוניברסיטה ואני זקוק לעזרתכם.
אשמח אם תוכלו לעזור לי בתחומים הבאים בכתיבת המכתב הרשמי: נושאי המכתב הרשמי, מבנה המכתב הרשמי, לשון המכתב הרשמי, מילים שכדאי להשתמש בהן, מכתב רשמי עסקי ועוד.
אודה על עזרתכם המהירה. אנא חזרו אליי לכתובת המצורפת וציינו כיצד תוכלו לעזור לי, אם בכלל.
בכבוד רב,
סטודנט סטודנטיאלי
אוניברסיטת ארץ ישראל